01.04.2018

Згідно з чинним законодавством РФ в сфері документообігу, документи з простроченим терміном зберігання, що вийшли з обігу, підлягають утилізації. Знищення документів дозволяє звільнити частину офісного простору і впорядкувати архів. Це невід’ємний процес роботи будь-якої організації.

етапи утилізації

Існують певні правила знищення документів. Перед процедурою знищення всі папери піддаються експертизі, яка включає в себе ряд етапів. На початковому етапі керівництво організації повинно видати відповідний наказ. Порядок знищення документів такий:

  1. Визначення наукової і практичної цінності. Згідно з чинним постановою, для цього збирається експертна комісія, підписується договір зберігання. До її складу входять кваліфіковані фахівці з усіх структур організації, а також вибирається голова. Доцільно включати до складу комісії представника адміністрації, бухгалтера, юриста, діловода, представника служби персоналу. Комісія дає експертну оцінку цінності і видає відповідний наказ.
  2. Виділення списку документів до знищення. Форма і бланк такого списку складаються довільно. Його складає комісія з утилізації. Список являє собою детальний опис, яка завіряється підписами голови і всіх членів комісії.
  3. Акт про виділення до знищення документів, за яким ділові папери підлягають знищенню. В акті обов’язково відбивається список паперів, що підлягають знищенню, з заголовками, вказується їх кількість і статті законодавства, на підставі яких буде проведена утилізація документів. Керівник підписує наказ і акт про знищення документів.
  4. Впорядкування списку. Перед тим, як знищити відібрані бланки, комісія з утилізації обов’язково звіряє, чи піддавалися паперу ревізії і коли вона проводилася в останній раз. Після цього проводиться остаточна перевірка – бланки для списання, визнані цінними, направляються для подальшого зберігання в архів, інші – на утилізацію. На цьому етапі також повинен бути виданий наказ.
  5. Фізичне знищення документів з простроченим терміном зберігання. Це конфіденційний процес.

Існує особливий порядок знищення секретних документів, він значно відрізняється від правил для звичайних паперів. Для секретних паперів повинен пройти певний період після закінчення терміну зберігання, тільки потім підписують акт про виділення документів. Знищення секретних документів проводиться в спеціальних відділах державних відомств, після того, як керівником відомства буде підписано відповідний наказ.

Такий підхід до утилізації дозволяє мінімізувати ризик помилкового знищення цінних ділових паперів і оптимізувати процес утилізації.

фізичне знищення

Після складання всіх актів, і після того, як буде підписаний договір зберігання, паперу збираються і спрямовуються на утилізацію. Для організацій, чий документообіг підлягає зберіганню в державних або муніципальних архівах, утилізація документів повинна бути обов’язково узгоджена з архівними органами. Знищення бухгалтерських документів проводиться спеціалізованою компанією. Решта організації можуть організувати знищення паперів на власний розсуд або залучити для цього структуру, уповноважену проводити утилізацію з дотриманням всіх правил безпеки.

В даний час практикуються такі способи знищення документів:

  • Шредірованіе. Знищення документів шляхом шредірованія вважається найпоширенішим і простим методом.
  • Спалювання документів, практикується все рідше, так як переробка за допомогою термічного впливу вимагає специфічного обладнання – потрібна піч для спалювання. Методика спалювання документів раніше часто застосовувалася для конфіденційних паперів. На даний момент це приклад найменш раціонального і екологічного способу знищення.
  • Утилізація архіву з виїздом в організацію.

На знищення (крім спалювання) направляється зразок, з якого попередньо знімаються целофанові, пластикові, слюдяні і інші обкладинки. Ці матеріали непридатні для переробки.

Організації з невеликим документообігом мають право самостійно знищувати паперу шляхом розриву вручну або здати архів в організацію, що збирає макулатуру, уклавши при цьому договір. Все це за умови, що закінчення строку давності підтверджено, а зразок не має грифа секретності і не несуть інформації для промислового шпигунства.

Шредірованіе паперів

Найбільш простим рішенням для утилізації архівних документів є використання спеціальної техніки – шредерів. Це машина для знищення офісних і архівних документів. У комплект стандартного шредера входить блок – контейнер, розрахований на 13 – 300 літрів. Техніка дозволяє знищувати листи шириною до 450 мм, одночасно через неї можуть проходити від 7 до 85 паперових листів. Вона забезпечує високий клас секретності і виключає можливість промислового шпигунства з боку конкуруючих фірм.

Залежно від обсягу документообігу, спеціалізовані компанії використовують портативні і промислові установки з високою потужністю, здатних крім паперових носіїв, знищувати дискети, пластикові карти, чекові книжки, папери в твердих палітурках. Багато компаній і організації спрощують для себе процес утилізації і набувають стаціонарні офісні шредери.

Техніка знищує документи кількома способами:

  1. Шредер – плоскоріз нарізає паперу тонкими смужками по довжині аркуша і скидає їх в контейнер. Знищення документації шредером поширене в звичайних офісах.
  2. Шредер – крошітель подрібнює в крихту і застосовується для інформації особливої ??секретності. Так виробляється знищення архіву документів під грифом секретно.
  3. Шліфмашина забезпечена спеціальним екраном, який регулює ширину порізаної папери. Можлива утилізація конфіденційних, а також неформатних паперів.
  4. Промисловий шредер використовується для щільного паперу.

Залежно від вимог конфіденційності, шредери можуть нарізати смужки шириною від 3,9 до 6 мм, фрагментировать або перемелювати на частинки менше 0,5 мм в діаметрі.

Організація сама вирішує, яким способом буде проводитися утилізація. Спеціалізовані компанії надають послуги, які включають:

  • Збір в опечатані контейнери.
  • Транспортування в переробних цех.
  • Шредірованіе в присутності представника організації.
  • Складання акта утилізації.
  • Змішування і опресовування паперових відходів під високим тиском.
  • Договір зберігання.
  • Відправку на комбінати переробки сировини.

Професійне шредірованіе виключає відновлення паперів за допомогою сканування і використання комп’ютерної програми, що дозволяє об’єднати розрізнені фрагменти і смужки в єдине ціле.

спалювання паперів

Такий вид утилізації бухгалтерських документів найбільш прийнятний для документації особливої ??секретності. Звичайно, спалювати документи на відкритому повітрі небезпечно для здоров’я співробітників і навколишнього середовища, крім того, при такому способі утилізації можливий витік цінної інформації. Пачки паперів в вогнищах можуть прогорати в повному обсязі, що неприпустимо з позиції конфіденційності. Крім того, несанкціоноване спалювання карається великими грошовими штрафами. Ось тому утилізацією вогнем займаються тільки спеціалізовані компанії, які використовують для процедури високотемпературні печі. Крім паперових носіїв в печі можна утилізувати всі види пластика і магнітофонну стрічку.

Представники компанії вилучають зразок в опечатані контейнери, підписують договір зберігання і транспортують їх на завод термічної переробки відходів. Там їх поміщають в піч і спалюють до повного знищення. Процедура підтверджується спеціальним актом. Спалювання гарантує 100% надійність і анонімність. Цей спосіб знищення паперів закріплений на законодавчому рівні.

виїзне знищення

Цей метод передбачає виїзд в організацію замовника і знищення документів на місці. Виїзне знищення проводиться силами спеціалізованої компанії, що володіє власним обладнанням.

Для процедури використовується виїзний промисловий шредер, що розташовується на платформі вантажної машини. Шредер відрізняється високою продуктивністю і здатний переробити за годину до двох тонн паперових носіїв, це потужна машина для знищення документів. Документ, знищуваний шредером, підлягає відновленню, тому цей спосіб не підходить для роботи з секретними паперами.

Основна перевага цього методу утилізації – відсутність ризиків втрати при транспортуванні. Знищення паперів проводиться безпосередньо перед входом в заклад, при цьому підписується договір зберігання.

Промислові шредери подрібнюють зразок відповідно до вимог 4 рівня безпеки і значно перевершують за потужністю традиційні офісні установки. Після утилізації відходи пресуються під тиском і направляються на подальшу переробку.

Переваги роботи з компаніями по утилізації

Для будь-якої організації процес утилізації – досить трудомісткий, що вимагає тимчасових витрат. Набагато вигідніше співпрацювати зі спеціалізованими компаніями, які здатні швидко розвантажити місця для зберігання архівів під нові партії. Основна перевага їх роботи – знищення паперів, що вийшли з обігу на будь-яких носіях. При цьому складається договір.

Компанії можуть не тільки знищити документи з простроченим терміном, але також надають послуги з утилізації:

  • Ділових паперів з секретною інформацією.
  • Паперів будь-якого формату, що включають «водяні» знаки.
  • Бухгалтерських звітів, що вийшли з обігу.
  • Будь-яких видів паперової продукції, в тому числі і з офсетним друком.
  • Газет і журналів.
  • Книг в м’якій і твердій палітурці.
  • Цифрових носіїв – дисків, дискет, флешок.
  • Пластикових карт.

Всі послуги спеціалізованих компаній регламентовані відповідно до законодавства Росії. Коли укладається договір, їх представники підписують угоду про нерозголошення конфіденційної інформації. Багато компаній надають послуги професійного архіваріуса.

Організація – замовник має право бути присутнім при процедурі або зажадати відео або фото звіт, а також можна підписати договір зберігання. Компанія, яка дорожить своєю діловою репутацією, завжди з увагою ставиться до питань утилізації.

Знищення документів: порядок, способи, утилізація, зберігання Ссылка на основную публикацию

Від Борис Каролович

Ололо